Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Safe AI Germany („wir“, „uns“ oder „unser“) Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an unseren Bildungsprogrammen, Community-Events, Fellowships und digitalen Räumen wie Slack-Communities erhebt, nutzt und schützt.

Wir sind eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Deutschland. Wir arbeiten daran, die Risiken fortgeschrittener KI-Systeme zu verringern, indem wir Menschen unterstützen, die sich in AI Alignment, Governance, technischer AI Safety oder angrenzenden Forschungsfeldern weiterbilden, vernetzen und dort arbeiten möchten.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Welche Daten wir erheben und warum

Als „Verantwortliche“ entscheiden wir, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden. Da wir unsere eigenen Programme, Events und Plattformen betreiben, ist es unsere Aufgabe, mit Ihren Daten verantwortungsvoll und transparent umzugehen. Wir erheben nur die personenbezogenen Daten, die wir für unsere Mission und unsere Community-Angebote mindestens benötigen.

1. Bewerbung für und Teilnahme an Programmen

Wenn Sie sich für eines unserer Programme bewerben (ob Fellowship, Workshop, Retreat oder regelmäßiger Kurs), erheben wir die Angaben, die wir brauchen, um zu verstehen, wer Sie sind und wie wir Sie am besten unterstützen können. Dazu können gehören:

• Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und grundlegende Kontaktdaten;
• Ihr Hintergrund oder Ihre Zugehörigkeit (z. B. Studium, Forschung, Beruf);
• Ihre Antworten auf Bewerbungsfragen, einschließlich Motivationsschreiben oder Lebensläufen;
• Ihre bevorzugten Programmthemen (z. B. technisches Alignment, Governance);
• Ihre allgemeine Verfügbarkeit für Calls, Mentoring oder Events (über Tools wie Calendly oder Zoom).

Warum wir diese Daten erheben: Damit wir Teilnehmende fair auswählen, die Organisation abstimmen und unsere Programme auf Ihre Bedürfnisse und Ziele zuschneiden können. Außerdem hilft es uns sicherzustellen, dass wir eine vielfältige und passende Community erreichen.

2. Teilnahme an Events und in der Community

Wenn Sie an unseren Events teilnehmen oder unseren Online-Räumen beitreten, erheben wir einige grundlegende Daten, damit alles reibungslos läuft und die Erfahrung für alle besser wird. Dazu können gehören:

• Ihre Anmeldung und Teilnahme an Events wie Meetups, Hackathons oder Retreats;
• Ihr Slack-Benutzername und Ihre allgemeine Aktivität (z. B. welchen Kanälen Sie beitreten, wie aktiv Sie sind);
• Feedback, das Sie in Umfragen oder Check-ins nach Events geben, sofern eine anonyme Erhebung nicht möglich ist;
• Angaben zu Ihrem Werdegang in AI-Safety-Rollen (z. B. wenn Sie infolge unserer Unterstützung eingestellt werden).

Warum wir diese Daten erheben: Sie helfen uns, die Organisation zu steuern, zu verstehen, was funktioniert, und Inklusion und Engagement in der Community zu verbessern. Wir nutzen diese Daten (oft in anonymisierter Form) auch, um über Reichweite und Wirkung zu berichten, für uns selbst und manchmal für Förderer.

3. Laufende Karriereunterstützung und Vermittlungen

Wenn Sie von uns Karriereberatung oder laufende Unterstützung erhalten, halten wir möglicherweise einige Dinge fest, um diese Unterstützung besser anzupassen. Dazu können gehören:

• Notizen aus Einzelgesprächen oder Mentoring-Calls (immer mit Ihrem Wissen);
• Ihre genannten Interessen, Fähigkeiten und langfristigen Karriereziele;
• eine Übersicht der Kontakte, die wir zu anderen Organisationen, Jobbörsen oder Fördermöglichkeiten hergestellt haben.

Warum wir diese Daten erheben: Damit wir Ihren beruflichen Weg wirksamer unterstützen und Sie (wenn Sie zugestimmt haben) an passende Personen, Organisationen oder Möglichkeiten im AI-Safety-Ökosystem vermitteln können.

4. Spenden

Wenn Sie unsere Arbeit mit einer Spende unterstützen, erheben wir einige Angaben, um diese ordnungsgemäß abzuwickeln:

• Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie Betrag und Datum Ihrer Spende;
• Metadaten der Zahlung (z. B. die verwendete Zahlungsart, aber nie Ihre vollständigen Karten- oder Bankdaten), die alle über sichere Plattformen wie Stripe oder PayPal verarbeitet werden.

Warum wir diese Daten erheben: Um Zuwendungsbestätigungen auszustellen, steuer- und handelsrechtliche Vorgaben einzuhalten und Sie über die Wirkung Ihrer Unterstützung auf dem Laufenden zu halten.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Nach der DSGVO brauchen wir eine Rechtsgrundlage, um Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Je nach Kontext stützen wir uns auf Folgendes:

• Berechtigte Interessen – Der Großteil unserer alltäglichen Verarbeitung fällt hierunter. Zum Beispiel:
  • die reibungslose Durchführung von Events, Kursen und Fellowships;
  • die Weitergabe begrenzter Angaben zu Teilnehmenden (z. B. Ihr Name oder Ihr bevorzugtes Thema) an vertrauenswürdige Moderator:innen, Mentor:innen oder Kurspartner im AI-Safety-Ökosystem;
  • die Nutzung anonymisierter oder aggregierter Erkenntnisse, um zu verstehen, was funktioniert, künftige Programme zu verbessern und andere Menschen mit ähnlichen Interessen gezielt anzusprechen;
  • der Betrieb interner Systeme (z. B. Slack, Airtable), um organisiert zu bleiben.
• Einwilligung – Wir fragen Sie immer, bevor wir:
  • Sie an eine externe Organisation, eine Stelle oder eine Fördermöglichkeit vermitteln (in der Regel bitten wir Sie in unserem Formular zur Interessenbekundung oder in Gesprächen über Ihre Karriereziele, zu bestätigen, dass Sie eine Vermittlung an externe Organisationen wünschen);
  • Sie in einem Testimonial oder einer Fallstudie zeigen;
  • Sie in laufende Kommunikation aufnehmen, die nicht unbedingt erforderlich ist (z. B. Newsletter oder Alumni-Slack-Gruppen).
  Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Vertragserfüllung – Wenn Sie offiziell an einem unserer Programme oder Mentoring-Tracks teilnehmen, müssen wir Ihre Daten möglicherweise verarbeiten, um unsere Zusagen zu erfüllen.
• Rechtliche Verpflichtung – Bestimmte Unterlagen (wie Spendendaten) müssen wir aus buchhalterischen oder rechtlichen Gründen aufbewahren.

Wenn Sie einer optionalen Datennutzung widersprechen möchten oder Fragen dazu haben, wie wir diese Rechtsgrundlagen anwenden, melden Sie sich einfach bei uns. Am Ende unserer Newsletter und E-Mail-Verteiler finden Sie jeweils eine Möglichkeit zur Abmeldung.

Weitergabe von Daten

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und verwerten sie nicht kommerziell. Wir geben Daten nur kontrolliert und zweckgebunden weiter:

• Vertrauenswürdige Auftragsverarbeiter – Wir nutzen eine kleine Zahl verbreiteter, DSGVO-konformer Dienste:
  • Google Workspace / Gmail (E-Mail, Drive, Formulare);
  • Slack (Zusammenarbeit in der Community);
  • Luma (Anmeldung zu Events);
  • Loops (Newsletter);
  • Cloudflare (Website-Hosting);
  • Zoom / Calendly (Meetings, Terminplanung);
  • Airtable / Notion (Verwaltung von Bewerbungen, interne Notizen);
  • Stripe / Open Collective / PayPal (Spenden).

Mit diesen Diensten bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Sie speichern Daten möglicherweise außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Wir stellen sicher, dass geeignete Garantien bestehen (z. B. Standardvertragsklauseln).

• Vermittlungen im AI-Safety-Ökosystem – Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geben wir Ihren Namen, Ihr Profil und Ihre Karriereziele möglicherweise weiter an:
  • andere AI-Safety-Organisationen, die Fellowships, Förderungen oder Stellen anbieten;
  • Forschende oder Mentor:innen, die zu Ihren Interessen passen;
  • Arbeitgeber oder Jobplattformen im AI-Safety-Ökosystem, deutschlandweit und international (z. B. Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz, CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit, 80,000 Hours, AI Safety Hub).
  Vor jeder solchen Vermittlung holen wir Ihre Einwilligung ein.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie nötig:

• Daten zu Programmen und Events: 12 Monate ab Ihrer letzten Beteiligung;
• Slack und Community-Beteiligung: bis Sie die Löschung verlangen oder 12 Monate lang inaktiv sind;
• Spenden: 8 Jahre, gemäß dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV);
• Notizen zu Vermittlungen und Coaching: Löschung auf Ihren Wunsch oder nach 12 Monaten Inaktivität;
• Umfragedaten: Aggregation und Anonymisierung nach 24 Monaten.

Bevor wir inaktive Profile löschen, schicken wir Ihnen möglicherweise eine Erinnerung.

Ihre Rechte nach der DSGVO

Als Person, deren Daten wir verarbeiten, haben Sie Rechte nach der DSGVO. Dazu gehört das Recht,

• Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie speichern;
• unrichtige oder veraltete Angaben berichtigen zu lassen;
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn sie nicht mehr benötigt werden;
• in bestimmten Fällen die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen;
• eine Kopie Ihrer Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten, soweit technisch möglich.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten oder andere Fragen dazu haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, schreiben Sie uns einfach an team@safeaigermany.org. Wir antworten Ihnen innerhalb eines Monats.

Diese Website

Sie können unsere Website besuchen, ohne uns personenbezogene Daten mitzuteilen. Wir verwenden keine Cookies, keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Schriften und Bilder werden von uns selbst bereitgestellt; beim Öffnen einer Seite wird nichts von anderen Servern geladen.

• Hosting: Die Website wird von Cloudflare, Inc. gehostet. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet Cloudflare technische Daten wie Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt der Anfrage und den verwendeten Browser, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare kann Daten außerhalb des EWR verarbeiten; es bestehen Garantien wie Standardvertragsklauseln.
• Newsletter: Wenn Sie auf „Subscribe“ klicken, werden Ihre E-Mail-Adresse und die Seite, auf der Sie sich angemeldet haben, an unseren E-Mail-Dienst Loops gesendet und dort gespeichert. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sich in jeder E-Mail abmelden.
• Anonyme Meldungen: Die Seite zum Code of Conduct verlinkt auf ein Meldeformular, das bei Airtable gehostet wird. Erst wenn Sie diesen Link öffnen und das Formular absenden, erhält Airtable Ihre Angaben. Sie müssen Ihren Namen nicht angeben.
• Events: Die Anmeldung zu Events erfolgt bei Luma, nachdem Sie dem Link gefolgt sind. Dort gilt die Datenschutzerklärung von Luma.

Links und soziale Medien

Unsere Website (www.safeaigermany.org) enthält Links zu anderen Websites. Für diese Websites gilt diese Datenschutzerklärung nicht. Bitte lesen Sie deren Datenschutzhinweise, bevor Sie dort personenbezogene Daten angeben.

Aufsichtsbehörde

Wenn Sie Bedenken haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenden Sie sich bitte zuerst direkt an uns. Sie haben jedoch auch das Recht, eine Beschwerde bei der LDI NRW einzureichen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit an. Wesentliche Änderungen kündigen wir per E-Mail an. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf unserer Website.